Gestão Eletrônica de Documentos: Eficiência e Segurança com o GED do Fluig por Global GCS
Antes de mais nada, o GED do TOTVS Fluig se diferencia pela sua configuração de segurança, que permite a definição de acessos restritos para usuários ou grupos. Essa funcionalidade permite estabelecer permissões detalhadas para assegurar o acesso correto de cada profissional. Sendo assim, O TOTVS Fluig proporciona um controle cirúrgico sobre quem pode ver, editar ou apagar documentos, criando um ambiente seguro e sob medida”, explica Ygor, Especialista em Fluig e CEO da MFX Technology.
Além disso, o sistema define protocolos de acesso restrito para documentos confidenciais, garantindo que somente indivíduos com autorização tenham a capacidade de ver ou alterar esses materiais, protegendo dados sensíveis e assegurando aderência a políticas organizacionais e normas regulatórias.
A Global GCS e a MFX Technology disponibilizam uma solução abrangente para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), com o objetivo de otimizar o processamento de dados.
Fluxo do Documentos no GED do TOTVS Fluig
O GED do TOTVS Fluig oferece flexibilidade na manutenção de documentos após o upload. “O sistema permite atualizar e reorganizar facilmente os documentos, garantindo que as informações estejam sempre atuais” Explica Alessandra, diretora comercial da Global GCS.
Outro aspecto é o controle de versões e revisões. O sistema mantém um histórico detalhado de todas as modificações, permitindo que os usuários acompanhem mudanças, revertam a versões anteriores e mantenham um registro claro de todas as alterações.
O registro de fluxo de aprovação e auditoria garante a transparência. O sistema registra todas as ações realizadas nos documentos, desde a criação até a aprovação final, incluindo comentários e aprovações, assegurando responsabilidade em todas as etapas..
Pesquisa e Geração de Relatórios no GED
A funcionalidade de busca avançada do GED do TOTVS Fluig agiliza o encontro de documentos por meio de filtros como nome e conteúdo. “Aprimorar a procura de informações detalhadas economiza tempo e recursos na obtenção de dados”, observa Ygor.
Buscar por campos específicos em formulários, como CPF e CNPJ, é extremamente vantajoso para localizar documentos associados a pessoas ou empresas de forma precisa. “Essa capacidade representa uma grande vantagem para áreas que gerenciam grandes quantidades de informações”, complementa Alessandra.
O sistema viabiliza a criação de relatórios aprofundados e indicadores do uso, revelando estatísticas referentes ao emprego do GED, com métricas de acesso, edição e circulação de documentos que contribuem para o planejamento estratégico. “Os dados dos documentos mais consultados permitem compreender as demandas dos usuários e refinar a administração dos documentos conforme for preciso”, enfatiza Ygor.
Formatos e Extensões de Arquivos Compatíveis com o GED
O GED do Fluig aceita diversos formatos de arquivos, como imagens, textos, PDFs e vídeos, atendendo às diferentes exigências, independentemente do tipo de arquivo.
Vantagens do GED do Fluig em Relação a Outras Soluções
A principal força do GED do TOTVS Fluig reside em sua capacidade de se integrar com outras soluções Fluig, como BPM e portais. “Graças a essa integração, é possível gerenciar processos e conteúdos de maneira unificada e eficaz”, esclarece Alessandra.
A solução também se integra perfeitamente com ERPs e CRMs, incluindo Totvs Protheus, facilitando a troca de informações entre diferentes sistemas, melhorando a eficiência e a consistência dos dados. “A integração entre sistemas é um diferencial que agrega muito valor “, afirma Ygor.
O Fluig desenvolveu o GED para evoluir junto com a expansão das operações, assegurando um desempenho uniforme mesmo com um volume elevado de documentos.. “Essa característica possibilita que haja crescimento sem as restrições encontradas em sistemas de gestão convencionais”, acrescenta Alessandra.
Investimento e Acessibilidade: Investir no GED depende da quantidade de licenças de usuários e não é afetado pelo volume de documentos guardados. Alessandra ressalta que isso proporciona uma estrutura de custos clara e previsível.
Serviços de Assinatura Eletrônica: O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) oferece compatibilidade com diversas plataformas de assinatura digital, garantindo que elas ocorram de maneira segura e em conformidade com as leis vigentes. “Essa integração simplifica o processo de validação e garante a autenticidade dos documentos”, observa Ygor.
O sistema possibilita que documentos sejam assinados e monitorados globalmente, simplificando negócios internacionais e a cooperação entre equipes remotas. “Nossos processos automatizados para o manuseio de documentos com assinaturas eletrônicas asseguram eficácia e minimizam a necessidade de acompanhamento manual”, conclui Alessandra.
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