Customizando workflows no Fluig para atender às necessidades do seu negócio

A customização de workflow Fluig permite adaptar a plataforma TOTVS às necessidades exatas de cada negócio, otimizando processos internos e eliminando gargalos. Com o Fluig é possível criar workflows inteligentes TOTVS que conectam pessoas e sistemas (ERP, contabilidade, etc.), garantindo automação personalizada e alinhamento às regras da empresa. 

Além de agilizar tarefas rotineiras, a modelagem adequada de processos no Fluig ajuda a identificar ineficiências e reduzir custos operacionais. Em resumo, customizar os fluxos de trabalho no Fluig traz flexibilidade, controle e melhor ROI para TI e gestão.

• Adaptação total aos processos internos: O Fluig exige customização de módulos, formulários e integrações para espelhar as regras específicas de cada empresa. Cada workflow pode ser ajustado (datas de aprovação, etapas de validação, quem aprova o quê, etc.) para refletir fielmente o modelo de negócio.
  
• Maior eficiência e conformidade: Processos bem modelados evitam retrabalho e falhas, garantindo qualidade. A modelagem de processos (BPM) no Fluig documenta cada etapa, permitindo identificar gargalos e reduzir custos. Isso significa aprovações mais rápidas, menos erros manuais e controle de auditoria (importante para compliance, LGPD, ISO, etc.).
  
• Integração com sistemas legados: Fluig é agnóstico e integra-se a ERPs como Protheus, SAP ou outros por APIs e web services. Por exemplo, uma grande rede automotiva substituiu parte do SAP Workflow pelo Fluig e atingiu centenas de usuários ativos, conectando áreas de compras, finanças e RH sem aumentar as licenças de ERP. Essa integração de dados em tempo real elimina retrabalho entre sistemas e centraliza o fluxo de informações.
  
• Experiência do usuário aprimorada: Formulários digitais dinâmicos e regras automatizadas agilizam o uso diário. Os aprovadores recebem notificações automáticas e sabem exatamente o que devem fazer, sem improvisos ou dependência de e-mail ou planilhas.

O que pode ser customizado no Fluig

A plataforma TOTVS Fluig oferece diversas possibilidades de customização, permitindo aos gestores e analistas de TI moldar a ferramenta conforme a necessidade:

• Formulários personalizados: Crie formulários digitais sob medida, definindo campos específicos (texto, data, valor, anexo, etc.), layouts e validações. É possível aplicar máscaras (por exemplo, formatos de CPF, CEP, moeda) a campos de texto, e usar Datasets para preencher listas dinâmicas (como combobox) com dados de sistemas externos. Scripts JavaScript avançados podem ser adicionados para regras extras ou integração direta.
  
• Regras e validações de negócio: Configure condições, gatilhos e scripts no workflow para exigir autorizações por valor, prazos de resposta, limites de aprovação, entre outros. Por exemplo, você pode exigir aprovação do financeiro automaticamente quando o valor de um reembolso ultrapassa um teto, ou enviar alertas por e-mail quando um documento fica parado.
  
• Fluxos de trabalho (Workflows): Personalize o desenho do fluxo, definindo sequências de tarefas manuais ou automáticas, prazos de execução, gateways (decisões) e ações pós-conclusão. É possível criar workflows paralelos (para aprovações simultâneas) ou condicionais (seguindo caminhos diferentes conforme respostas).
  
• Integrações com sistemas: Conecte o Fluig a ERPs, CRMs ou bancos de dados externos. Além do exemplo com SAP/Protheus, o Fluig permite integração com sistemas legados via APIs REST, webservices SOAP ou até file-based. Você pode, por exemplo, buscar dados de clientes do Protheus para preencher pedidos no Fluig, ou enviar lançamentos contábeis ao ERP ao final de um processo, garantindo integração Fluig Protheus bidirecional sem retrabalho.
  
• Relatórios e painéis: Personalize relatórios de performance de processos e dashboards de acompanhamento no Fluig. Gere gráficos customizados sobre produtividade de áreas, tempos médios de aprovação ou índices de atendimento, para monitorar e otimizar continuamente seus workflows.

Ferramentas do Fluig para customização

O Fluig disponibiliza um conjunto de ferramentas integradas para facilitar a customização:

• Designer de Processos (BPMN): Ambiente visual onde se desenha o fluxo do workflow, arrastando atividades, gateways e eventos. Permite modelar processos completos em BPMN 2.0 e, em seguida, ativá-los no ambiente produtivo.
  
• Formulário Avançado (ECM/Form Builder): Editor de formulários drag-and-drop do Fluig, para criar telas de entrada de dados e dashboards personalizados, incluindo configurações de máscara e validações sem código.
  
• APIs e Webservices: Conjunto de APIs REST e serviços SOAP que permitem integração programática. Por exemplo, é possível chamar serviços do Protheus ou de sistemas externos diretamente de scripts do Fluig (JS ou Java) para processar dados.
  
• Datasets e Conectores: Datasets são serviços de dados que permitem obter listas (combos, tabelas) de outras fontes. Você pode criar DataSets personalizados ou usar os padrões (como “User Fluig”, “Documentos”, etc.) para alimentar formulários dinâmicos.
  
• Painéis de Métricas: Ferramentas de BI e relatórios embutidos permitem criar consultas e gráficos a partir das informações dos workflows, medindo indicadores-chave (tempo médio, porcentagem de atendimentos, etc.).

Integração Fluig e Protheus: passo a passo

1. Definir requisitos e objetivos: Identifique quais dados e processos serão sincronizados. Ex.: cadastro de usuários, pedidos de compra ou aprovações financeiras.
   
2. Configurar comunicação no Protheus: Habilite web services ou REST APIs no Protheus que exponham as informações necessárias. As soluções TOTVS, como o Protheus, permitem criar serviços de integração nativos.
   
3. Criar DataSet ou serviço no Fluig: No Fluig Studio ou Administrador, crie um DataSet que consuma o serviço configurado (via SOAP ou REST). Por exemplo, um DataSet pode “puxar” a lista de centros de custo do Protheus para exibir em um formulário.
   
4. Desenvolver scripts de integração: Se precisar de lógica específica, implemente scripts Java (usando o SDK do Fluig) ou JavaScript no Fluig para chamar o webservice do Protheus nos pontos certos do workflow (ex.: ao aprovar um pedido, enviar a informação para o ERP).
   
5. Mapear campos e testes: Garanta que campos (nomes, tipos e valores) do Fluig correspondam aos do Protheus. Realize testes de ponta a ponta, simulando solicitações no Fluig e verificando a atualização no ERP, ajustando logs e mensagens de erro.
   
6. Documentar e monitorar: Formalize o processo de integração e configure alertas/monitoramento no Fluig (dashboards, e-mail) para acompanhar o fluxo de dados.

Uma vez implantada, essa integração Fluig Protheus proporciona fluxos contínuos entre TI e negócios. Como exemplo prático, a transportadora Whintor publicou um case de sucesso de automação completa dos ERPs TOTVS via Fluig, destacando ganhos em eficiência e visibilidade operacional. Essas práticas garantem workflows inteligentes TOTVS, onde o dado trafega sem falhas entre sistemas.

Automatização de reembolso no Fluig

Um caso de uso comum é automatizar processos de reembolso ou despesas corporativas. No Fluig, crie um fluxo completo para gerenciar solicitações de reembolso:

1. Formulário de solicitação: Configure um formulário customizado com campos de valor, descrição da despesa, comprovantes (upload de anexos) e aprovações necessárias (ex.: supervisor, contabilidade).
   
2. Regras de cálculo: Incorpore validações automáticas. Por exemplo, aplique uma máscara para valores monetários, limite gastos por categoria ou calcule impostos automaticamente.
   
3. Fluxo de aprovação: Defina etapas sequenciais: gestor imediato, área financeira, até homologação final. Cada etapa pode ter regras (p. ex., autorização adicional se exceder determinado valor).
   
4. Integrações financeiras: Ao final, o valor pode ser enviado automaticamente ao módulo de contabilidade do Protheus para lançamento como “Desembolso de Funcionário”, eliminando retrabalho de lançamentos manuais.
   
5. Notificações e rastreamento: Configure avisos por e-mail ou WhatsApp (via APIs) a cada atualização de status (solicitação recebida, aprovada, paga). Todos os dados do reembolso ficam registrados no Fluig, garantindo transparência e relatórios.
   

Essa automatização personalizada TOTVS reduz drasticamente o tempo de resposta e erros manuais. Exemplo real: um cliente do setor automotivo usou o Fluig para gerir processos financeiros e de RH, envolvendo 600 usuários, e passou a processar notas fiscais e contratos sem precisar de licenças extras de ERP. Como resultado, processos que antes levavam dias foram concluídos em horas, com total controle de fluxo.

Como criar formulários personalizados no Fluig

Criar formulários customizados no Fluig é simples, usando o editor integrado:

• Adicionar campos: Abra o designer de formulários e arraste campos padrão (texto, número, data, e-mail, anexos, etc.) para a tela. Você pode definir layouts responsivos, separar seções e agrupar informações relevantes ao processo.
  
• Máscaras e validações: Aplique máscaras para formatação de dados (ex.: mask=”00000-000″ em um campo de CEP). Isso garante entrada correta de dados (datas, CPFs, CNPJs, valores monetários, etc.). Você também pode definir campos obrigatórios e expressões regulares de validação para cada campo.
  
• Campos dinâmicos (DataSets): Popule lists e comboboxes automaticamente. Por exemplo, use <select dataset=”nome-dataset” datasetkey=”chave” datasetvalue=”valor”></select> para alimentar um combo com dados de outro sistema. Isso permite buscar listas de centros de custo, departamentos ou produtos diretamente via integração.
  
• Scripts personalizados: Se necessário, insira códigos JavaScript personalizados para comportamentos avançados (ex.: cálculos dinâmicos, exibição condicional de campos, chamadas AJAX a serviços externos). O Fluig já inclui bibliotecas padrão como jQuery, e você pode adicionar outras conforme precisar.
  

Dica: Sempre teste seus formulários em cenários reais antes de ativar o workflow. Assim, você garante que todos os campos e regras funcionam como esperado.

Infográfico sugerido: Etapas de customização

Infográfico: Etapas típicas de customização no Fluig. Um infográfico pode ilustrar visualmente o fluxo de trabalho desde a definição de requisitos até a entrega final. Por exemplo: identificação de necessidades, mapeamento de processos (modelagem BPM), desenvolvimento de formulários e scripts personalizados, configuração de integrações (com Protheus, SAP, etc.) e, por fim, testes e treinamento. Cada etapa pode ser destacada com cores e ícones, facilitando o entendimento para gestores. Esse recurso visual acelera a comunicação e aumenta o engajamento da equipe na fase de mudança de processo.

Quais são os próximos passos?

A customização de workflow no Fluig é um caminho comprovado para aumentar a eficiência operacional e a agilidade da TI. Com formulários sob medida, regras de aprovação adequadas e integrações bem configuradas, sua empresa alcança workflows inteligentes TOTVS alinhados à estratégia do negócio. Vimos que tanto a modelagem de processos quanto a automação de tarefas (como reembolsos ou gestão de compras) trazem resultados reais de redução de custos e erros.

Se você deseja levar esses benefícios ao seu time, conte com especialistas. A Global GCS, consultoria homologada TOTVS, oferece suporte completo em automatização personalizada TOTVS, do desenho do fluxo à implantação. Agende uma demonstração e descubra como transformar seus processos com o Fluig: nossos especialistas apresentarão soluções personalizadas que aceleram a adoção e garantem ROI mensurável.