Como Adequar a Emissão de NF-e/NFS-e com Destaque CBS/IBS (Sem Retrabalho)

A partir de 2026, a emissão de documentos fiscais eletrônicos no Brasil passou por uma transformação significativa. Com a entrada em vigor da fase inicial da Reforma Tributária, NF-e e NFS-e precisarão destacar os novos tributos CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), e isso exige ajustes concretos nos sistemas de emissão fiscal.

Para quem trabalha com Protheus ou qualquer outro ERP, a pergunta é direta: o seu processo de emissão está pronto para gerar esses documentos corretamente?

Se a resposta ainda for “não sei” ou “estamos verificando”, este guia é para você. Aqui você encontra um passo a passo prático para adequar a emissão de NF-e e NFS-e com destaque de CBS e IBS, sem retrabalho, sem erros e sem precisar refazer configurações depois.

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O que muda na emissão de NF-e e NFS-e com a Reforma Tributária?

Conforme as orientações oficiais da Receita Federal para 2026, os documentos fiscais eletrônicos precisarão refletir a coexistência dos tributos atuais com os novos tributos do modelo de tributação sobre o consumo:

• CBS — substitui progressivamente o PIS e a Cofins (competência federal)
• IBS — substitui progressivamente o ICMS e o ISS (competência estadual e municipal)

Na prática, isso significa que as notas fiscais emitidas a partir de 2026 precisarão conter campos específicos para o destaque dessas contribuições, seguindo os novos layouts da NF-e (versão atualizada) e da NFS-e nacional.

Quem não se adequar corre risco de:

• Rejeição de documentos pela SEFAZ e prefeituras
• Erros na apuração de créditos de CBS e IBS pelos tomadores
• Inconsistências nas obrigações acessórias, como EFD-Contribuições e EFD ICMS/IPI
• Retrabalho em lote para reemissão de notas com campos incorretos ou ausentes

Passo a Passo: Como Adequar a Emissão de NF-e e NFS-e com Destaque CBS/IBS

Passo 1 — Verifique o layout vigente dos documentos fiscais

• [ ] Confirmar se o sistema utiliza o layout atualizado da NF-e compatível com os campos de CBS e IBS
• [ ] Verificar se a NFS-e nacional está habilitada e configurada para os novos campos do padrão ABRASF/Receita Federal
• [ ] Consultar as notas técnicas publicadas pelo Portal da NF-e e pelo Comitê Gestor do IBS para os layouts vigentes em 2026

Passo 2 — Mapeie os novos campos obrigatório

Os novos documentos fiscais exigirão campos adicionais para o destaque de CBS e IBS. No XML da NF-e, isso inclui:

• [ ] Grupo de tributação do IBS e CBS por item da nota
• [ ] Alíquotas específicas por esfera (federal para CBS, estadual/municipal para IBS)
• [ ] Base de cálculo destacada para cada tributo
• [ ] Código de regime tributário do emitente e do destinatário compatível com as novas regras
• [ ] Indicador de operação sujeita ou não sujeita ao novo modelo

Atenção: os campos variam conforme o tipo de operação (venda de mercadoria, prestação de serviço, importação, exportação). Mapeie cada cenário antes de configurar o sistema.

Passo 3 — Atualize o cadastro de produtos e serviços

• [ ] Revisar a classificação fiscal (NCM/CEST) de todos os produtos
• [ ] Mapear os produtos e serviços enquadrados em regimes diferenciados (agronegócio, saúde, educação, combustíveis)
• [ ] Atualizar o código de tributação CBS e IBS por item no cadastro do ERP
• [ ] Identificar operações com alíquota zero, isenção ou redução de base previstas na legislação

Passo 4 — Configure as regras de cálculo no ERP

• [ ] Parametrizar as alíquotas de CBS e IBS vigentes para 2026 nas tabelas de tributação do sistema
• [ ] Configurar a coexistência dos tributos antigos e novos para o período de transição
• [ ] Validar os cálculos em NFs de teste antes de ativar em produção
• [ ] Garantir que o sistema aplica corretamente as exceções e regimes especiais por tipo de produto/serviço/cliente

Passo 5 — Teste a emissão em ambiente de homologação

• [ ] Emitir NF-e de teste com destaque de CBS e IBS para diferentes cenários (venda, devolução, remessa, serviço)
• [ ] Validar o XML gerado contra o schema atualizado disponibilizado pela SEFAZ
• [ ] Testar a autorização junto ao ambiente de homologação da SEFAZ estadual
• [ ] Testar a NFS-e em homologação junto à prefeitura ou plataforma nacional
• [ ] Corrigir inconsistências identificadas antes de migrar para produção

Passo 6 — Atualize os processos de emissão e treine a equipe

• [ ] Documentar as novas regras de emissão para os times de faturamento e fiscal
• [ ] Atualizar os modelos de nota fiscal utilizados por vendedores e assistentes
• [ ] Treinar a equipe para identificar e corrigir rejeições relacionadas aos novos campos
• [ ] Estabelecer um processo de revisão periódica das alíquotas e regras conforme novas regulamentações

Principais Erros na Adequação de NF-e/NFS-e com CBS e IBS

Com base na experiência de adequação junto a empresas usuárias de Protheus e outros ERPs, estes são os erros mais comuns:

1. Emitir notas sem atualizar o layout do sistema O XML com campos de CBS e IBS mal estruturados é rejeitado diretamente pela SEFAZ. A atualização do layout precisa ser a primeira etapa.

2. Aplicar alíquotas padrão para todos os produtos Itens de saúde, alimentos da cesta básica e operações de exportação têm regras diferenciadas. Usar alíquota padrão nesses casos gera erro de cálculo e possível autuação.

3. Não testar em homologação antes de produção Notas emitidas incorretamente em produção precisam de carta de correção ou cancelamento, gerando exatamente o retrabalho que se queria evitar.

4. Não alinhar as configurações entre TI e Fiscal As parametrizações técnicas precisam refletir a interpretação tributária da empresa. Sem esse alinhamento, o sistema pode estar tecnicamente funcional, mas fiscalmente incorreto.

5. Ignorar a NFS-e nacional Prestadores de serviços que ainda usam NFS-e municipal antiga precisam migrar para o padrão nacional, um processo separado, com prazo e exigências próprias.

NF-e e NFS-e com CBS/IBS no Protheus: o que considerar

Para quem utiliza o TOTVS Protheus, a adequação passa pelos módulos SIGAFIS, SIGAFAT e SIGACOM, com destaque para:

• Aplicação dos Legal Patches específicos para os novos documentos fiscais
• Configuração das tabelas SF4 e SFB para os novos impostos
• Atualização das funções de cálculo fiscal nos documentos de saída e entrada
• Validação dos arquivos SPED gerados após as parametrizações

Um parceiro especializado em Protheus pode conduzir esse processo de forma estruturada, evitando retrabalho e garantindo conformidade desde o primeiro documento emitido.

Próximos Passos

A adequação da emissão de NF-e e NFS-e com destaque de CBS e IBS não é uma tarefa de um único dia, mas também não precisa ser um processo caótico. Com o checklist certo e o suporte técnico adequado, é possível fazer essa transição de forma organizada, testada e sem retrabalho.

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