Automatização de processos com o TOTVS Fluig: por onde começar?

A pressão por eficiência e agilidade leva empresas de todos os portes a buscarem automatização de processos como parte da transformação digital. De fato, os investimentos em digitalização estão crescendo rapidamente, segundo a IDC, os gastos com transformação digital aumentam ~15,5% ao ano e 70% das organizações aceleraram o uso de tecnologias digitais até 2023. Se sua operação usa Protheus integrado ao Fluig, vale conferir o guia ERP Protheus — Reforma Tributária para ajustar fluxos e integrações ao novo cenário fiscal.

Nesse contexto, o TOTVS Fluig desponta como uma solução completa de BPM TOTVS (Business Process Management da TOTVS) para automatizar workflows e unificar operações, permitindo modelagem de processos no Fluig, integração com sistemas legados e digitalização de processos com TOTVS Fluig de ponta a ponta.

Dado Gartner: “Até 2024, as organizações que automatizarem seus processos e tarefas repetitivas reduzirão em 30% os seus custos operacionais”. Isso evidencia o potencial de economia gerado pela hiperautomação nos negócios.

O que é o TOTVS Fluig e como funciona o BPM da TOTVS?

O TOTVS Fluig é a plataforma de gestão de processos e colaboração da TOTVS, fornecendo ferramentas de BPM, ECM (gestão de conteúdo), formulários, identidades (SSO), social corporativo e analytics em uma única solução. 

Em outras palavras, ele atua como o hub central para automatizar e gerenciar fluxos de trabalho em toda a empresa, desde aprovações e solicitações internas até integrações com ERP, RH, CRM e outros sistemas.

Alguns destaques do TOTVS Fluig incluem:

• Modelagem de processos (BPM): Possibilita desenhar e modelar processos de negócio de forma visual, usando notação BPMN e alta personalização, criando fluxos de trabalho automatizados conforme a necessidade. Sem a necessidade de codificação complexa, o próprio analista de processos consegue mapear as etapas, responsáveis, prazos e regras de cada workflow.
  
• Gestão de documentos (ECM): Elimina a papelada e digitaliza os documentos da empresa. A plataforma oferece um repositório seguro e recursos de busca,
  versionamento e permissionamento, facilitando o acesso e compartilhamento de arquivos e acabando com processos físicos burocráticos.
• Integração nativa com sistemas TOTVS e terceiros: O Fluig conecta-se facilmente aos ERPs TOTVS (Protheus, RM, Datasul etc.) e a soluções externas via APIs e conectores. Isso garante operações integradas ao ERP e demais sistemas core do negócio, evitando retrabalho manual e mantendo dados sincronizados.
  
• Colaboração e mobilidade: Oferece portal corporativo, rede social interna e acesso móvel. Os usuários podem participar dos processos e aprovar demandas via smartphone ou qualquer dispositivo, a qualquer hora e lugar. Essa mobilidade aumenta a agilidade e mantém todos engajados e informados em tempo real.
  
• Analytics e monitoramento: Inclui dashboards e indicadores de desempenho integrados. É possível acompanhar métricas dos processos (tempo de conclusão, gargalos, SLA etc.) e extrair insights para melhoria contínua, garantindo transparência e dados em tempo real para a tomada de decisão.
  

Importante ressaltar que o TOTVS Fluig já é amplamente adotado: são mais de 3.000 clientes, 3,5 milhões de usuários ativos em 10+ países, com 130 milhões de documentos armazenados na plataforma. Ou seja, trata-se de uma solução madura e testada em escala, preparada para diversos segmentos de mercado.

Benefícios da Automatização de Processos com o Fluig

A automatização de processos com o TOTVS Fluig traz ganhos significativos para as empresas, tanto em eficiência operacional quanto em redução de custos. Dentre os principais benefícios, destacam-se:

• Aumento de produtividade e eficiência: Processos automatizados realizam tarefas em menos tempo e liberam equipes de atividades manuais. A própria TOTVS reporta ganhos de produtividade na ordem de 30% ao adotar workflows digitais. Além disso, a automação garante maior escalabilidade nas operações, permitindo lidar com volumes maiores sem aumento proporcional de recursos.
  
• Redução de custos operacionais: Eliminar processos manuais redundantes e erros humanos resulta em economia. Como visto, a previsão do Gartner é de até 30% de redução nos custos para organizações que investem em automação até 2024. Ao otimizar o uso do tempo e recursos (por exemplo, evitando retrabalho e retramitação de documentos), o Fluig ajuda a diminuir despesas operacionais de forma palpável.
  
• Agilidade e tempo de resposta: Workflows automáticos disparam notificações e movimentam informações instantaneamente, acelerando ciclos de aprovação que antes demoravam dias. Case: a cooperativa Coopeavi conseguiu, com o Fluig, reduzir de 15 dias para um processo diário o tempo de conciliação financeira, graças à automação de tarefas entre departamentos. Ou seja, decisões que levavam semanas agora são tomadas em horas, aumentando a velocidade do negócio.
  
• Menos erros e mais qualidade: A padronização dos processos no Fluig diminui falhas causadas por intervenção humana. Atividades rotineiras ocorrem sempre da mesma forma, garantindo conformidade. Segundo especialistas, a automação reduz a variabilidade e a taxa de erro, elevando a qualidade dos resultados e a confiabilidade das entregas. Isso é crucial para compliance e auditorias, já que todas as etapas ficam registradas e rastreáveis.
  
• Maior engajamento e satisfação: Ao automatizar tarefas repetitivas, os colaboradores podem focar em iniciativas de maior valor. Isso tende a aumentar o engajamento das equipes e até a satisfação do cliente final. Processos digitalizados melhoram a experiência do funcionário, tornando seu trabalho mais estratégico e menos operacional, o que reflete em melhor atendimento e agilidade para os clientes. Em suma, automação bem implementada significa funcionários menos sobrecarregados e clientes mais bem servidos.
  

Esses benefícios explicam por que a automação de workflows é prioridade na estratégia de muitas empresas. Uma pesquisa global da Forrester (2023) identificou uma aceleração generalizada da automação de processos digitais, com organizações focadas em otimizar seus processos e incorporando IA e Machine Learning para potencializar decisões dentro dos workflows. Em outras palavras, automação não é apenas economia, mas também inovação e vantagem competitiva.

Como automatizar workflows no TOTVS Fluig (passo a passo)

Implementar a automação de um processo no TOTVS Fluig costuma seguir um fluxo estruturado, porém simples, graças à abordagem visual e integrada da plataforma. Como automatizar um workflow TOTVS na prática? Veja os principais passos:

1. Modelagem do processo: Tudo começa definindo como o processo funciona. No Fluig, utiliza-se um editor visual (Fluig Studio/Web) onde se desenha o diagrama do processo em BPMN. Você identifica as etapas (tarefas manuais ou automáticas), os responsáveis (pools/swimlanes), eventos (início, fim, exceções) e regras de negócio. Por exemplo, um processo de aprovação de compras incluirá etapas de solicitação, avaliação do gestor e aprovação final. Dica: envolver os donos do processo nessa fase garante que o fluxo esteja alinhado com a realidade antes de partir para automação efetiva.
   
2. Configuração de formulários e regras: Para cada atividade humana no workflow, o Fluig permite criar formulários eletrônicos personalizados (campos para informações necessárias, anexos etc.). Também são configuradas regras de decisão (por exemplo: se valor acima de X, exigir aprovação de diretoria) e SLA’s de prazo. Tudo isso sem programação pesada, a plataforma oferece interfaces de configuração amigáveis, e é possível adicionar scripts leves em JavaScript ou Groovy para lógicas mais complexas, se preciso.
   
3. Integrações com outros sistemas: Um dos pontos fortes do TOTVS Fluig é a integração com sistemas corporativos externos. Através do módulo ESB (Enterprise Service Bus) e APIs, o Fluig conecta diferentes tecnologias e centraliza o fluxo de informações entre os processos. Na prática, isso significa que seu workflow pode tanto consumir dados de outros sistemas (consultar um ERP, CRM, banco de dados) quanto acionar serviços externos. Por exemplo, em um processo de contratação de funcionário, ao aprovar a etapa final no Fluig, o sistema pode chamar via API o ERP de RH (TOTVS RM) para criar o cadastro do colaborador automaticamente, ou integrar-se a um serviço de assinatura eletrônica para validar documentos. O TOTVS Fluig oferece uma API pública REST robusta com os principais serviços da plataforma disponíveis, possibilitando que aplicações externas interajam com os workflows (via autenticação OAuth). Em suma, automatizar um processo no Fluig não se limita à plataforma em si, ele orquestra ações em todo o ecossistema de TI da empresa.
   
4. Testes e homologação: Antes de entrar em produção, o processo automatizado deve ser testado extensivamente. O Fluig permite simular instâncias do workflow para verificar se as regras estão corretas, se as integrações estão respondendo e se todos os caminhos (inclusive exceções) funcionam conforme esperado. Nessa etapa, envolva usuários-chave para validar usabilidade dos formulários e adequação às políticas da empresa.
   
5. Implantação e treinamento: Com o processo homologado, é hora de publicá-lo para uso real. O Fluig gerencia versões dos workflows, facilitando atualizações futuras sem interrupção. Garanta que os usuários finais (por exemplo, aprovadores, solicitantes) sejam treinados ou comunicados sobre a nova forma de trabalho digital. Como a interface do Fluig é bastante intuitiva e pode ser acessada via navegador ou aplicativo móvel, a adoção tende a ser rápida. Uma dica é começar automatizando processos menos complexos para ganhar confiança, e depois evoluir para fluxos críticos.
   
6. Acompanhamento e otimização contínua: Após entrar em operação, monitore o desempenho do workflow por meio dos dashboards e indicadores do Fluig (número de solicitações, tempo médio por etapa, gargalos frequentes etc.). Esse acompanhamento permite identificar melhorias: talvez ajustar uma regra, adicionar uma notificação extra para evitar atrasos, ou integrar um novo sistema leg legado conforme necessidades que surgirem. O ciclo modelar -> automatizar -> medir -> aprimorar é contínuo. A plataforma TOTVS Fluig, por oferecer dados em tempo real, aprofunda o conhecimento sobre os resultados de cada fluxo e permite antever falhas para agir proativamente, fechando o ciclo de melhoria.
   

Seguindo esses passos, automatizar workflows no TOTVS Fluig torna-se um processo estruturado e seguro. Importante frisar as boas práticas: sempre analisar e otimizar o processo antes de automatizar (não adianta automatizar um fluxo ineficiente!), envolver as áreas usuárias no design e cuidar da governança (quem pode alterar processos, controles de versão, etc.). Com isso, sua iniciativa de automatização terá bases sólidas para trazer os resultados esperados.

Modelagem de processos no Fluig: facilidade e padronização

Um ponto que merece destaque é a modelagem de processos no Fluig. Diferentemente de soluções caseiras ou fluxos informais (e-mails, planilhas), o TOTVS Fluig adota as melhores práticas de BPM, incluindo notação BPMN 2.0, o que traz padronização e clareza no desenho dos workflows.

• Editor visual intuitivo: O Fluig oferece um designer onde você arrasta e solta elementos do fluxo (tarefas, gateways, eventos) e conecta-os indicando a sequência das atividades. Essa abordagem low-code agiliza a configuração, permitindo que analistas de negócio participem ativamente da modelagem, reduzindo a dependência de TI para criar ou ajustar processos.
  
• Biblioteca de processos e reutilização: A plataforma possibilita salvar modelos de processos e até disponibiliza templates de workflows prontos para casos comuns (ex.: aprovação de férias, requisição de compra, onboard de funcionário). Isso acelera a implantação, pois muitas vezes basta adequar um modelo existente à realidade da empresa. A consistência na modelagem garante que todos os setores usem uma linguagem comum de processos, facilitando auditorias e comunicação entre áreas.
  
• Regras de negócio claras: Na modelagem BPMN, é possível documentar regras e exceções diretamente no fluxo (por exemplo, caminhos alternativos em caso de reprovação, notificações de atraso automaticamente disparadas etc.). Essa explicitação das regras dentro do processo aumenta a transparência, todos entendem o que acontece em cada etapa e sob quais condições. O resultado são processos bem documentados e padronizados, reduzindo a dependência de conhecimento tácito de algum funcionário.
  

Em resumo, a etapa de modelagem no Fluig não só é amigável, como também eleva a maturidade da gestão de processos na empresa. Desenhar antes de automatizar força a organização a enxergar como e por que as coisas são feitas de certa forma, frequentemente revelando oportunidades de melhoria já na fase de desenho. Essa é uma vantagem indireta da ferramenta BPM da TOTVS: induzir as equipes a pensarem em processo de forma estruturada e orientada a resultados.

Digitalização de processos com TOTVS Fluig: do papel ao digital

Ao adotar o TOTVS Fluig, as empresas dão um passo importante na digitalização de processos, isto é, transformar processos antes manuais e baseados em papel em fluxos 100% digitais, rápidos e rastreáveis. Essa digitalização traz diversos aspectos positivos:

• Fim do papel e burocracia: Documentos físicos (formulários impressos, requisições assinadas etc.) dão lugar a formulários eletrônicos e documentos digitais dentro do Fluig. Por exemplo, em vez de um formulário de pedido de compra em papel circulando para assinaturas, tudo ocorre via workflow eletrônico com aprovações digitais. O módulo ECM do Fluig auxilia a gerir esse conteúdo digital com segurança e organização, evitando extravios e facilitando buscas. A TOTVS destaca que o Fluig acaba com a papelada na empresa, centralizando a documentação de forma 100% digital e segura.
  
• Processos acessíveis a qualquer hora, lugar e dispositivo: Um processo digitalizado não fica mais preso a pastas ou ao computador do escritório, ele “segue” os envolvidos onde eles estiverem. O TOTVS Fluig possui interface web responsiva e app mobile, permitindo que gestores aprovem solicitações pelo celular, colaboradores abram requisições em home office, e times em campo atualizem status em tempo real. Essa onipresença dos workflows aumenta a velocidade e evita gargalos (por exemplo, uma aprovação não atrasa porque o diretor está viajando pois ele pode aprovar pelo smartphone).
  
• Maior controle e conformidade: Com tudo no meio digital, cada passo deixa trilhas de auditoria. É possível saber quando e quem aprovou determinada etapa, anexos ficam registrados, e políticas podem ser automaticamente aplicadas (ex.: impedir avanço sem um anexo obrigatório). Isso facilita cumprir requisitos regulatórios e auditorias, já que os processos ficam transparentes e rastreáveis por design. Um exemplo é a adequação à LGPD: fluxos de trabalho podem incorporar verificações e consentimentos necessários, garantindo que o processo siga as regras de compliance de dados.
  
• Integração com ferramentas de colaboração: A digitalização via Fluig não significa apenas replicar o processo atual em meio eletrônico, muitas vezes ela o aprimora. A plataforma Fluig tem recursos de social corporativa e portal que permitem engajamento adicional: chats em contexto do processo, notificações para equipes, compartilhamento de informações relevantes em comunidades internas, etc. Assim, aquele processo que antes era isolado ganha visibilidade e participação de quem interessa, enriquecendo o resultado final (por exemplo, um fluxo de desenvolvimento de produto pode envolver um fórum para coletar feedback de marketing e vendas durante a execução).
  

Do ponto de vista estratégico, digitalizar processos com o TOTVS Fluig insere a empresa na era do paperless e do digital workplace. Essa transição vai ao encontro da tendência macro de transformação digital mencionada no início: organizações ágeis, com menos silos, dados fluindo livremente e decisões embasadas em informação em tempo real. 

Vale reforçar o dado da IDC: investir em digitalização de processos não é modismo, é necessidade competitiva, como demonstra o crescimento anual de dois dígitos nesses investimentos. Empresas que ainda dependem de processos manuais estão ficando para trás, enquanto as que digitalizam com ferramentas como Fluig colhem ganhos em velocidade, custo e qualidade.

Integração via API e exemplos práticos de automação

Nenhum processo opera em isolamento. Por isso, integrar o TOTVS Fluig com outros sistemas é fundamental para uma automação completa. Felizmente, o Fluig foi concebido com essa premissa: ser uma camada orquestradora entre diferentes aplicações. A flexibilidade de integração se dá de várias formas:

• APIs REST públicas: O TOTVS Fluig disponibiliza APIs para praticamente todos os seus serviços internos (workflow, documentos, identity etc.). Isso significa que sistemas externos podem interagir com o Fluig, por exemplo, uma aplicação legada pode iniciar um workflow no Fluig via chamada de API, ou consultar o status de uma solicitação. A autenticação segue padrões seguros (OAuth 1.0a), e a documentação aberta permite que desenvolvedores integrem o Fluig em seus aplicativos conforme necessário. Em resumo, qualquer funcionalidade do Fluig pode ser estendida ou consumida via API, aumentando muito as possibilidades de automação.
  
• Integração com ERPs TOTVS e outros softwares corporativos: Por ser parte do ecossistema TOTVS, o Fluig já vem pronto para conectar com as soluções da própria TOTVS (ERP Protheus, RM, Datasul, etc.), mas não se limita a elas. Ele permite integração com sistemas empresariais nacionais e estrangeiros (ERP, CRM, BI, legados) de forma transparente. Na prática, isso pode ocorrer via webservices (SOAP/WSDL) em sistemas mais antigos ou via REST/JSON em sistemas modernos. A plataforma conta com ferramentas como o EAI/ESB e conectores que facilitam consumir serviços externos ou expor serviços do Fluig para outros consumirem. Por exemplo, é possível configurar no Fluig um conector para o webservice de faturamento do ERP e, dentro de um processo de vendas, chamar esse serviço para emitir automaticamente uma nota fiscal quando um pedido é aprovado.
  
• Exemplo prático de workflow integrado: Imagine um processo de compras automatizado no Fluig. As etapas poderiam ser: solicitação pelo requisitante -> aprovação pelo gestor -> cotação com fornecedores -> aprovação final -> emissão de pedido de compra. Integrando sistemas, o Fluig pode na etapa de cotação consultar no ERP (via API) o histórico de preços e cadastro dos fornecedores; depois, na etapa final, ao aprovar, já criar o pedido de compra no ERP TOTVS automaticamente via serviço web, sem que o usuário tenha que re-digitar dados. Simultaneamente, o Fluig poderia notificar o fornecedor escolhido via e-mail ou até integrar com um portal de fornecedores. Tudo isso orquestrado pelo workflow. O resultado é um processo fim-a-fim digital, sem lacunas entre o sistema de processo e os sistemas transacionais, eliminando atrasos e erros de integração manual.
  
• Conectividade com serviços na nuvem e AI: Além de sistemas internos, a API do Fluig permite acoplar serviços externos de nova geração. Por exemplo, incorporar uma etapa no processo que envia dados para um serviço de OCR em nuvem para ler informações de um PDF anexado, ou acionar um bot de RPA para executar uma tarefa em um sistema legado sem API. Dessa forma, o Fluig atua como “mente” coordenadora, enquanto outras ferramentas especializadas fazem trabalhos específicos, conceito alinhado à hiperautomação, em que múltiplas tecnologias atuam juntas.
  

Em suma, a integração via API do TOTVS Fluig garante que a automatização não pare na fronteira de um aplicativo. Pelo contrário, o Fluig centraliza e integra processos através de todos os departamentos e softwares da empresa, realizando a visão de um fluxo de trabalho unificado. Isso potencializa o ROI da automação, pois aproveita ao máximo os sistemas já existentes (por exemplo, utilizando dados do ERP ao invés de replicá-los). E, do ponto de vista técnico, a arquitetura aberta do Fluig significa que sua empresa não ficará engessada: é possível estender, customizar e conectar novos sistemas conforme eles surjam, protegendo o investimento no longo prazo.

Rumo à eficiência e transformação digital com o Fluig

A automação de processos deixou de ser um diferencial e tornou-se praticamente obrigatória para empresas que buscam eficiência operacional e agilidade em um mercado competitivo. 

Ferramentas de BPM como o TOTVS Fluig se consolidaram como viabilizadoras da hiperautomação, permitindo não só automatizar workflows complexos, mas também digitalizar completamente os processos de negócio, integrar departamentos e garantir governança e compliance. Os benefícios estão claros: ganhos de produtividade e redução de custos, a melhoria na qualidade e na satisfação de clientes e colaboradores, conforme evidenciado por pesquisas do mercado e casos reais de uso.

Se sua organização ainda depende de fluxos manuais, planilhas ou e-mails para tocar processos críticos, é hora de considerar a mudança. Com o TOTVS Fluig, automatizar workflows e modelar processos de forma inteligente fica ao alcance, seja você uma pequena empresa em busca de eficiência ou uma grande corporação em projeto de transformação digital.

Próximos passos: Entre em contato com a Global GCS e veja como o Fluig pode ser aplicado nos seus desafios específicos, desde como automatizar workflows TOTVS integrados ao seu ERP até a criação de um ambiente totalmente digital para colaboradores e clientes. A hora de evoluir seus processos é agora. Invista em automação e colha os resultados: mais agilidade, menos custos e um negócio pronto para o futuro digital.  

(Entre em contato e saiba mais).