Automação de processos com TOTVS Fluig: por onde começar e como estruturar workflows eficientes

Automatizar processos com TOTVS Fluig é uma das formas mais eficientes de reduzir retrabalho, eliminar aprovações por e-mail, substituir controles manuais e dar mais visibilidade às rotinas da empresa.

Em muitas organizações, processos importantes ainda dependem de planilhas, mensagens, documentos físicos, aprovações informais e conhecimento concentrado em poucas pessoas. Esse modelo até pode funcionar em operações pequenas, mas se torna um gargalo quando a empresa cresce, integra áreas, aumenta o volume de solicitações ou precisa de mais controle sobre prazos, responsáveis e indicadores.

O TOTVS Fluig ajuda a transformar esses fluxos manuais em processos digitais, com formulários, etapas, responsáveis, regras de aprovação, notificações, prazos, anexos, integração com ERP, documentos e indicadores. Com isso, áreas como compras, RH, financeiro, jurídico, fiscal, TI, operações e atendimento passam a trabalhar com mais padronização e rastreabilidade.

Neste guia, você verá por onde começar a automação de processos com TOTVS Fluig, quais processos priorizar, como mapear workflows, como criar formulários, como integrar com o Protheus e outros sistemas, quais erros evitar e como medir resultados depois da implantação.

Por onde começar a automação de processos com TOTVS Fluig?

Para começar a automação de processos com TOTVS Fluig, a empresa deve escolher um processo com alto volume, regras claras, impacto operacional e baixo risco inicial. Depois, precisa mapear o fluxo atual, identificar gargalos, definir responsáveis, desenhar o workflow, criar formulários, configurar aprovações, validar integrações, testar em homologação, treinar usuários e acompanhar indicadores após o go-live.

O ideal é não começar pelo processo mais complexo da empresa. A melhor estratégia costuma ser iniciar por fluxos com ganho rápido, como solicitação de compras, aprovação de pagamentos, reembolso, cadastro de fornecedores, chamados internos, admissão de colaboradores, aprovação de contratos ou solicitação de acessos.

Depois do primeiro processo estabilizado, a empresa pode expandir para fluxos mais críticos e integrados ao ERP.

O que é automação de processos com TOTVS Fluig?

Automação de processos com TOTVS Fluig é a criação de workflows digitais para organizar, executar, aprovar, monitorar e integrar rotinas da empresa dentro de uma plataforma BPM.

Na prática, um processo que antes dependia de e-mails, planilhas e mensagens passa a seguir um fluxo estruturado.

Exemplo simples:

1. O colaborador abre uma solicitação.
2. O formulário coleta os dados necessários.
3. O Fluig envia a tarefa para o responsável.
4. O gestor aprova ou reprova.
5. O sistema notifica os envolvidos.
6. O processo pode consultar ou enviar dados para o ERP.
7. Todas as etapas ficam registradas.
8. Indicadores mostram prazos, gargalos e volume de solicitações.

Esse modelo melhora controle, reduz falhas e cria uma trilha de auditoria sobre o que foi solicitado, aprovado, alterado ou concluído.

TOTVS Fluig, BPM e workflow: qual a relação?

BPM significa Business Process Management, ou gestão de processos de negócio. É uma abordagem para mapear, organizar, automatizar, monitorar e melhorar processos.

Workflow é o fluxo de trabalho, ou seja, a sequência de etapas que uma solicitação percorre dentro da empresa.

O TOTVS Fluig atua como uma plataforma de BPM e workflows, permitindo que a empresa desenhe processos, crie formulários, configure regras, defina responsáveis, acompanhe tarefas e integre sistemas.

De forma simples:

Conceito	Significado
BPM	Gestão dos processos de negócio
Workflow	Fluxo de trabalho com etapas, regras e responsáveis
Formulário	Tela usada para coletar dados da solicitação
Tarefa	Atividade que precisa ser executada por um usuário ou grupo
SLA	Prazo esperado para uma etapa ou processo
Integração	Conexão com ERP, API, banco de dados ou sistema externo
Indicador	Métrica usada para acompanhar desempenho do processo

Automatizar com Fluig não é apenas digitalizar um formulário. É estruturar o processo inteiro, da solicitação ao encerramento.

Por que automatizar processos no Fluig?

Empresas que automatizam processos ganham controle sobre rotinas que antes ficavam dispersas em vários canais.

Os principais benefícios são:

• redução de retrabalho;
• menos dependência de e-mails;
• padronização das aprovações;
• rastreabilidade das decisões;
• maior controle de prazos;
• melhoria da comunicação entre áreas;
• redução de erros manuais;
• integração com ERP e outros sistemas;
• acesso a indicadores;
• mais segurança e governança;
• melhor experiência para usuários e gestores.

O Fluig também ajuda a empresa a preservar conhecimento. Quando um processo é documentado e automatizado, ele deixa de depender apenas da memória de uma pessoa ou de combinações informais entre áreas.

Automação não é apenas digitalizar o processo atual

Um erro comum é levar o processo atual para o Fluig sem revisão.

Se o processo é confuso, burocrático ou mal definido, automatizá-lo pode apenas acelerar o problema.

Antes de criar o workflow, a empresa deve revisar:

• etapas desnecessárias;
• aprovações duplicadas;
• responsáveis indefinidos;
• regras não documentadas;
• exceções frequentes;
• campos que ninguém usa;
• dados que já existem no ERP;
• documentos que poderiam ser anexados automaticamente;
• integrações que evitariam digitação manual;
• prazos que não são acompanhados.

A automação deve melhorar o processo, não apenas transformar uma burocracia manual em burocracia digital.

Quais processos automatizar primeiro no Fluig?

A escolha do primeiro processo é decisiva para o sucesso da implantação.

O ideal é começar por processos com alto impacto e complexidade controlada.

Bons candidatos:

Processo	Por que é um bom começo
Solicitação de compras	Envolve aprovações, anexos, centro de custo e integração com ERP
Reembolso de despesas	Reduz papel, melhora conferência e cria rastreabilidade
Cadastro de fornecedores	Ajuda compras, fiscal, financeiro e compliance
Aprovação de pagamentos	Dá visibilidade para financeiro e diretoria
Solicitação de acessos	Organiza TI, segurança e permissões
Admissão de colaboradores	Integra RH, documentos, acessos e equipamentos
Aprovação de contratos	Envolve jurídico, área solicitante e diretoria
Chamados internos	Padroniza atendimento e prazos
Solicitação de férias	Reduz troca de e-mails entre RH, gestor e colaborador
Solicitação de viagem	Organiza aprovações, orçamento e prestação de contas

Evite iniciar por processos com muitas exceções, baixa clareza ou forte dependência de integrações complexas. Eles podem ficar para uma segunda fase.

Como escolher o primeiro processo para automatizar?

Use uma matriz simples de priorização.

Avalie cada processo com base em quatro critérios:

Critério	Pergunta
Volume	Esse processo acontece muitas vezes por mês?
Dor operacional	Ele gera atrasos, retrabalho ou reclamações?
Clareza	As regras são conhecidas e documentáveis?
Risco	A automação tem baixo risco para começar?

O melhor primeiro processo costuma ter alto volume, dor clara, regras conhecidas e risco moderado ou baixo.

Exemplo:

Processo	Volume	Dor	Clareza	Risco	Prioridade
Reembolso	Alto	Alta	Alta	Baixo	Alta
Compras	Alto	Alta	Média	Médio	Alta
Contratos	Médio	Alta	Média	Médio	Média
Fechamento fiscal	Médio	Alta	Baixa	Alto	Fase futura
Integração complexa com ERP	Alto	Alta	Baixa	Alto	Após diagnóstico

Essa priorização ajuda a gerar resultado rápido sem comprometer a confiança dos usuários.

Passo a passo para automatizar processos com TOTVS Fluig

A automação deve seguir um método. Isso reduz falhas, melhora adesão e facilita manutenção.

1. Diagnostique o processo atual

Antes de desenhar o workflow, entenda como o processo funciona hoje.

Mapeie:

• quem inicia o processo;
• quais informações são preenchidas;
• quais documentos são anexados;
• quem aprova;
• quais regras de decisão existem;
• quais sistemas são consultados;
• quais etapas geram atraso;
• quais erros são recorrentes;
• quais dados precisam ir para o ERP;
• quais indicadores são importantes.

Essa fase deve envolver os donos do processo e usuários que executam a rotina no dia a dia.

2. Desenhe o fluxo ideal

Depois de entender o processo atual, desenhe o fluxo ideal.

Não copie o processo antigo automaticamente.

Pergunte:

• essa etapa ainda é necessária?
• essa aprovação agrega controle ou apenas atrasa?
• esse dado já existe em outro sistema?
• essa decisão pode ser automática?
• esse documento precisa ser anexado manualmente?
• há etapas que podem ocorrer em paralelo?
• existem prazos por etapa?
• quem deve ser notificado?
• o que acontece em caso de reprovação?

O fluxo ideal deve ser simples, claro e aderente à realidade da operação.

3. Defina papéis e responsabilidades

Todo processo precisa ter responsáveis claros.

Defina:

• solicitante;
• executor;
• aprovador;
• gestor do processo;
• administrador do workflow;
• área de suporte;
• responsável pela integração;
• responsável pelos indicadores;
• aprovador de mudanças futuras.

Sem papéis definidos, o processo pode travar quando surgir uma exceção.

4. Crie o formulário do processo

O formulário é a porta de entrada da solicitação.

Ele deve coletar apenas as informações necessárias para executar o processo.

Evite formulários longos demais, com campos redundantes ou pouco claros.

Boas práticas:

• usar campos obrigatórios somente quando necessário;
• agrupar informações por seção;
• usar listas quando houver opções padronizadas;
• aplicar validações de formato;
• permitir anexos quando o processo exigir;
• buscar dados do ERP ou dataset quando possível;
• evitar digitação manual de dados que já existem;
• incluir orientações simples para o usuário.

Um bom formulário reduz erro na origem da solicitação.

5. Configure regras de aprovação

As regras de aprovação devem refletir a governança da empresa.

Exemplos:

Regra	Aplicação
Aprovação por valor	Compras, pagamentos, reembolsos
Aprovação por centro de custo	Financeiro, despesas, orçamento
Aprovação por área	RH, TI, jurídico, operações
Aprovação por filial	Empresas com múltiplas unidades
Aprovação por tipo de solicitação	Contratos, acessos, compras, viagens
Aprovação por risco	Compliance, LGPD, jurídico

O ideal é que as regras sejam fáceis de entender, documentar e manter.

6. Configure prazos, notificações e escalonamentos

Um processo digital precisa controlar prazos.

Defina:

• prazo para cada etapa;
• aviso antes do vencimento;
• notificação de atraso;
• escalonamento para gestor;
• regra de substituição em caso de ausência;
• indicadores de SLA;
• ações automáticas para tarefas vencidas, quando aplicável.

O Fluig permite acompanhar tarefas pendentes, próximas do vencimento ou atrasadas. Isso ajuda gestores a agir antes que o processo se torne gargalo.

7. Avalie Fluxo Automático quando houver tarefas atrasadas

Em alguns cenários, pode fazer sentido movimentar automaticamente uma atividade quando ela está atrasada.

Esse recurso deve ser usado com cuidado, principalmente em processos que exigem decisão humana.

Exemplos de uso possível:

• enviar solicitação vencida para uma fila de análise;
• escalar tarefa atrasada para outro responsável;
• seguir para etapa de revisão quando o prazo expirar;
• movimentar tarefas operacionais de baixo risco.

Antes de usar fluxo automático, defina regras claras. Nem toda aprovação deve ser automatizada apenas porque atrasou.

8. Integre com ERP e sistemas externos

A automação ganha mais valor quando o Fluig se conecta ao ERP e a outros sistemas.

Exemplos de integração:

Processo	Integração possível
Compras	Criar solicitação ou pedido no Protheus
Fornecedores	Consultar CNPJ, cadastrar fornecedor ou validar documentação
Reembolso	Enviar dados para financeiro
Contratos	Integrar com assinatura eletrônica
RH	Criar cadastro, solicitar acessos e anexar documentos
TI	Abrir chamado ou criar usuário
Fiscal	Validar dados de fornecedor, nota ou documento
BI	Enviar dados para indicadores

A integração evita redigitação e reduz erro entre áreas.

9. Teste em homologação

Antes de liberar o processo em produção, faça testes completos.

Teste:

• abertura da solicitação;
• preenchimento do formulário;
• campos obrigatórios;
• anexos;
• aprovações;
• reprovações;
• retornos para ajuste;
• prazos;
• notificações;
• integrações;
• permissões;
• usuários substitutos;
• exceções;
• indicadores;
• encerramento.

Os testes devem envolver usuários-chave, não apenas TI.

10. Treine usuários e gestores

Um processo só funciona se as pessoas souberem usá-lo.

Treine:

• solicitantes;
• aprovadores;
• gestores;
• administradores;
• equipe de suporte;
• donos do processo.

O treinamento deve mostrar:

• quando usar o processo;
• como preencher o formulário;
• onde acompanhar solicitações;
• como aprovar ou reprovar;
• como anexar documentos;
• como tratar pendências;
• quem acionar em caso de erro.

A adoção depende de comunicação clara.

11. Publique em produção com acompanhamento

Depois dos testes, publique o workflow em produção.

Nos primeiros dias, acompanhe:

• solicitações abertas;
• erros de preenchimento;
• tarefas paradas;
• dúvidas dos usuários;
• aprovações atrasadas;
• integrações com falha;
• chamados de suporte;
• sugestões de melhoria.

Esse acompanhamento evita que pequenos problemas prejudiquem a confiança no novo processo.

12. Meça resultados e melhore continuamente

Depois da implantação, acompanhe indicadores.

Exemplos:

Indicador	O que mede
Solicitações abertas	Volume do processo
Tempo médio de conclusão	Eficiência
Tempo por etapa	Gargalos
Tarefas atrasadas	Problemas de SLA
Solicitações reprovadas	Qualidade da solicitação
Retornos para ajuste	Falha de formulário ou orientação
Erros de integração	Qualidade técnica
Usuários ativos	Adoção
Processos cancelados	Falha de escopo ou uso
Economia de tempo	Ganho operacional

A automação não termina no go-live. O processo precisa ser monitorado e ajustado.

Recursos do TOTVS Fluig que ajudam na automação

O Fluig possui vários recursos que apoiam a automação de processos.

Gestão de Processos BPM

Permite modelar workflows, definir etapas, configurar responsáveis, controlar solicitações e acompanhar o andamento do processo.

Esse é o núcleo da automação.

Construtor de Processos

Ajuda a desenhar fluxos de trabalho de forma visual, facilitando o entendimento do processo por usuários técnicos e de negócio.

Editor de Formulários

Permite criar formulários digitais para coletar dados em cada etapa do processo.

Os formulários podem funcionar como checklists, solicitações, cadastros, registros de aprovação ou evidências de execução.

Central de Tarefas

Permite que os usuários acompanhem solicitações abertas, tarefas pendentes, aprovações necessárias e atividades atrasadas.

Essa centralização reduz a dependência de e-mails e mensagens paralelas.

Prazos e notificações

Ajudam a controlar SLAs, avisar responsáveis e reduzir gargalos.

Notificações bem configuradas aumentam a chance de o processo andar sem cobrança manual.

Central de Diagnóstico

Ajuda a identificar solicitações com erro, problemas de desenvolvimento e pontos de atenção em processos.

Esse recurso é importante para sustentação e melhoria contínua.

Gestão Eletrônica de Documentos

O GED ou ECM do Fluig permite anexar, publicar, controlar, versionar e aprovar documentos relacionados aos processos.

Isso é útil em fluxos de contrato, admissão, compras, fornecedor, qualidade, fiscal e jurídico.

Portais corporativos

Os portais podem centralizar acesso a processos, documentos, indicadores e comunicados.

Em vez de usuários procurarem o processo em vários menus, a empresa pode criar uma experiência mais simples por área ou perfil.

Analytics e dashboards

Acompanhar indicadores é essencial para justificar ROI e identificar melhorias.

Com dashboards, gestores conseguem enxergar volume, atrasos, gargalos e uso da plataforma.

Integração por APIs

O Fluig pode se integrar com ERPs TOTVS, sistemas de terceiros e aplicações externas.

Essa integração permite que o workflow deixe de ser apenas aprovação e passe a executar ações em outros sistemas.

IA, no-code e low-code no Fluig

A automação de processos está evoluindo para um modelo mais ágil, com mais uso de recursos no-code, low-code e inteligência artificial.

No Fluig, isso significa que áreas de negócio podem participar mais da criação e melhoria dos processos, reduzindo dependência total de desenvolvimento tradicional.

A IA pode apoiar a criação de processos e formulários a partir de instruções em linguagem natural. Isso acelera a etapa inicial de desenho, mas não elimina a necessidade de análise crítica.

Mesmo com IA, a empresa ainda precisa validar:

• regras de negócio;
• responsáveis;
• permissões;
• integrações;
• segurança;
• dados sensíveis;
• exceções;
• indicadores;
• usabilidade;
• aderência ao processo real.

A IA ajuda a acelerar. A governança garante que a automação seja segura e útil.

Automação de processos integrada ao Protheus

Empresas que usam TOTVS Protheus podem ganhar muito ao integrar processos do Fluig ao ERP.

Exemplos:

Solicitação de compras

O usuário abre uma solicitação no Fluig, anexa documentos, informa centro de custo e justificativa. Após aprovações, o processo pode integrar com o Protheus para dar continuidade à rotina de compras.

Cadastro de fornecedores

O Fluig coleta documentos, dados cadastrais, validações fiscais e aprovações internas. Depois, pode enviar informações para o Protheus ou orientar a equipe responsável pelo cadastro.

Aprovação de pagamentos

O workflow organiza aprovações por valor, área, centro de custo ou diretoria. O Protheus mantém os dados financeiros, e o Fluig gerencia a governança da aprovação.

Contratos

O Fluig pode conduzir solicitação, revisão jurídica, aprovação comercial, anexos e assinatura, mantendo histórico do fluxo e dos documentos.

Solicitação de acessos

A área solicita acesso a sistemas, o gestor aprova, TI executa e o processo registra evidências para auditoria.

Processos fiscais e Reforma Tributária

O Fluig pode apoiar checklists de revisão cadastral, validação de parâmetros fiscais, aprovação de mudanças e acompanhamento de pendências relacionadas a projetos de adequação fiscal.

A integração com o ERP deve ser planejada com cuidado. Não basta conectar sistemas. É necessário definir origem dos dados, destino, regras de validação, logs, tratamento de erro e responsáveis.

Governança na automação de processos

Quanto mais processos são automatizados, maior precisa ser a governança.

Defina regras para:

• quem pode criar processos;
• quem aprova mudanças;
• quem publica novas versões;
• quem administra permissões;
• quem acompanha indicadores;
• quem responde por erros;
• quem documenta integrações;
• quem homologa alterações;
• como mudanças são comunicadas aos usuários.

Sem governança, a empresa pode criar muitos workflows desconectados, com regras diferentes e baixa padronização.

Segurança e LGPD em workflows do Fluig

Processos digitais podem trafegar dados pessoais, financeiros, contratuais e estratégicos.

Por isso, segurança e LGPD devem ser consideradas desde o desenho.

Boas práticas:

• limitar acesso por perfil;
• evitar campos sensíveis desnecessários;
• controlar anexos;
• definir retenção de documentos;
• registrar logs;
• usar permissões por grupo ou papel;
• evitar exposição de dados pessoais em notificações;
• revisar integrações com terceiros;
• proteger documentos confidenciais;
• definir responsáveis por dados sensíveis.

Um workflow eficiente também precisa ser seguro.

Erros comuns ao automatizar processos com Fluig

Alguns erros comprometem o resultado da automação.

Evite:

• começar pelo processo mais complexo;
• automatizar fluxo ruim sem revisão;
• não envolver o dono do processo;
• criar formulário longo demais;
• não definir responsáveis;
• ignorar regras de aprovação;
• não configurar prazos;
• não testar exceções;
• não validar permissões;
• publicar sem homologação;
• não treinar usuários;
• integrar sistemas sem tratamento de erro;
• não medir resultados;
• não documentar o processo;
• não criar governança de mudanças.

Esses erros podem transformar uma boa ferramenta em uma fonte de retrabalho.

Checklist para começar a automação com Fluig

Antes de iniciar, valide:

Pergunta	Status
O processo escolhido tem dor real?	A definir
O dono do processo foi definido?	A definir
As etapas atuais foram mapeadas?	A definir
Etapas desnecessárias foram eliminadas?	A definir
As regras de aprovação estão claras?	A definir
Os responsáveis foram definidos?	A definir
O formulário foi desenhado?	A definir
Campos obrigatórios foram revisados?	A definir
Anexos necessários foram definidos?	A definir
Prazos e SLAs foram configurados?	A definir
Notificações foram planejadas?	A definir
Integrações necessárias foram mapeadas?	A definir
Permissões foram definidas?	A definir
O processo foi testado em homologação?	A definir
Usuários-chave validaram o fluxo?	A definir
Existe plano de treinamento?	A definir
Indicadores foram definidos?	A definir
Existe responsável pela sustentação?	A definir

Matriz para priorizar processos no Fluig

Use esta matriz para decidir o que automatizar primeiro.

Critério	Baixa prioridade	Média prioridade	Alta prioridade
Volume	Poucas solicitações	Volume moderado	Alto volume mensal
Dor	Pouco impacto	Alguns atrasos	Retrabalho frequente
Clareza	Processo indefinido	Regras parcialmente claras	Processo bem conhecido
Risco	Alto risco inicial	Risco moderado	Baixo risco
Integração	Complexa e crítica	Necessária, mas controlável	Não obrigatória no início
Benefício	Difícil de medir	Ganho moderado	Ganho rápido e visível

Processos com alta prioridade devem entrar no primeiro roadmap de automação.

Exemplos práticos de workflows no Fluig

1. Solicitação de compras

Etapas possíveis:

1. Solicitante preenche formulário.
2. Gestor aprova.
3. Compras avalia fornecedor.
4. Financeiro valida orçamento.
5. Diretoria aprova, quando necessário.
6. Pedido segue para ERP.
7. Solicitante acompanha status.

Indicadores:

• tempo médio de aprovação;
• compras por área;
• solicitações reprovadas;
• tarefas atrasadas;
• compras emergenciais.

2. Cadastro de fornecedores

Etapas possíveis:

1. Área solicitante informa dados.
2. Fornecedor envia documentos.
3. Fiscal valida cadastro.
4. Compliance avalia risco.
5. Financeiro valida dados bancários.
6. Compras aprova.
7. Cadastro é criado ou atualizado no ERP.

Indicadores:

• tempo até cadastro aprovado;
• pendências por fornecedor;
• documentos vencidos;
• reprovações por inconsistência.

3. Reembolso de despesas

Etapas possíveis:

1. Colaborador solicita reembolso.
2. Anexa comprovantes.
3. Gestor aprova.
4. Financeiro confere.
5. Pagamento é programado.
6. Solicitante recebe retorno.

Indicadores:

• valor total por período;
• tempo de aprovação;
• solicitações devolvidas;
• despesas por centro de custo.

4. Admissão de colaboradores

Etapas possíveis:

1. RH inicia processo.
2. Candidato envia documentos.
3. Gestor aprova dados.
4. TI cria acessos.
5. Facilities prepara equipamento.
6. RH conclui admissão.
7. Gestor acompanha onboarding.

Indicadores:

• admissões em andamento;
• pendências por área;
• prazo médio de onboarding;
• acessos atrasados.

5. Aprovação de contratos

Etapas possíveis:

1. Área solicita contrato.
2. Jurídico revisa.
3. Financeiro valida condições.
4. Diretoria aprova.
5. Contrato segue para assinatura.
6. Documento é armazenado no GED.
7. Responsáveis recebem alerta de vencimento.

Indicadores:

• tempo por etapa;
• contratos aguardando jurídico;
• contratos vencidos;
• aprovações pendentes.

Como medir ROI da automação com Fluig

Para justificar o investimento, acompanhe indicadores antes e depois da automação.

Compare:

Antes	Depois
Tempo médio manual	Tempo médio no workflow
Solicitações por e-mail	Solicitações no Fluig
Aprovações sem rastreabilidade	Aprovações registradas
Erros de preenchimento	Erros por campo ou etapa
Retrabalho	Retornos para ajuste
Falta de indicador	Dashboard por processo
Documentos dispersos	Documentos anexados e controlados
Processos parados sem visibilidade	Tarefas pendentes e atrasadas

O ROI pode aparecer em redução de tempo, menor retrabalho, menos erros, maior controle, melhor auditoria e maior produtividade dos times.

Roadmap sugerido para implantação da automação

Uma implantação organizada pode seguir este roadmap.

Fase 1: Diagnóstico

• identificar processos candidatos;
• priorizar quick wins;
• mapear dores;
• definir donos de processo;
• levantar integrações;
• estimar esforço.

Fase 2: Piloto

• escolher um processo inicial;
• desenhar workflow;
• criar formulário;
• configurar aprovações;
• testar com usuários-chave;
• publicar em produção;
• acompanhar adoção.

Fase 3: Expansão

• automatizar novos processos;
• padronizar modelos;
• criar templates internos;
• integrar com ERP;
• criar portais por área;
• fortalecer indicadores.

Fase 4: Governança

• definir comitê de processos;
• controlar versões;
• revisar permissões;
• acompanhar SLAs;
• medir ROI;
• criar rotina de melhoria contínua.

Fase 5: Evolução inteligente

• aplicar IA quando fizer sentido;
• usar fluxos automáticos com critério;
• integrar APIs;
• ampliar dashboards;
• revisar processos com base em dados;
• eliminar etapas desnecessárias.

Como a Global GCS apoia automação de processos com TOTVS Fluig

A Global GCS apoia empresas na implantação, sustentação, integração e evolução do TOTVS Fluig.

No contexto de automação de processos, o apoio pode envolver:

• diagnóstico de processos;
• priorização de workflows;
• desenho de fluxos BPM;
• criação de formulários;
• configuração de aprovações;
• definição de SLAs;
• integração com Protheus e outros sistemas;
• configuração de permissões;
• testes em homologação;
• treinamento de usuários;
• acompanhamento pós-go-live;
• revisão de indicadores;
• sustentação e melhoria contínua.

O objetivo é ajudar a empresa a automatizar processos com método, segurança e foco em resultado, evitando que o Fluig seja usado apenas como ferramenta operacional e passando a ser uma plataforma real de transformação digital.

Perguntas frequentes sobre automação de processos com TOTVS Fluig

O que é automação de processos com TOTVS Fluig?

É a criação de workflows digitais no Fluig para organizar solicitações, aprovações, formulários, documentos, prazos, responsáveis, integrações e indicadores de processos corporativos.

Por onde começar a automação no Fluig?

Comece por um processo com dor clara, alto volume, regras conhecidas e risco controlado, como reembolso, compras, cadastro de fornecedores, solicitação de acessos ou aprovação de pagamentos.

O Fluig substitui e-mails e planilhas?

Em muitos processos, sim. O Fluig substitui controles paralelos por workflows rastreáveis, com formulários, aprovações, tarefas, anexos e indicadores.

O Fluig integra com Protheus?

Sim. O Fluig pode ser integrado ao Protheus e a outros sistemas para consultar dados, enviar informações, criar registros e reduzir digitação manual.

O Fluig é uma ferramenta BPM?

Sim. O TOTVS Fluig possui recursos de BPM para modelar, automatizar, monitorar e melhorar processos de negócio.

É possível criar formulários no Fluig?

Sim. O Fluig permite criar formulários digitais para coletar dados, anexos e informações necessárias em cada etapa do processo.

O Fluig permite aprovações pelo celular?

Sim. Dependendo da configuração e dos aplicativos utilizados, usuários podem acompanhar tarefas, iniciar solicitações e realizar aprovações em dispositivos móveis.

O que é Central de Tarefas no Fluig?

É o recurso que organiza solicitações, aprovações e atividades pendentes para que cada usuário acompanhe o que precisa executar.

O que é Central de Diagnóstico no Fluig?

É um recurso que ajuda a identificar processos com erro, solicitações problemáticas e pontos técnicos que precisam de correção ou melhoria.

O que é Fluxo Automático no Fluig?

É um recurso que pode movimentar automaticamente atividades atrasadas, desde que o processo e os agendamentos necessários estejam configurados corretamente.

O Fluig ajuda na LGPD?

Sim, desde que configurado corretamente. Ele pode apoiar controle de acesso, trilha de auditoria, permissões, documentos e processos relacionados a dados pessoais.

Quando contratar consultoria para Fluig?

Quando a empresa precisa mapear processos, criar workflows, integrar com ERP, revisar governança, corrigir fluxos existentes, treinar usuários ou estruturar um roadmap de automação.

A automação de processos com TOTVS Fluig deve começar com método, e não apenas com tecnologia.

O primeiro passo é escolher o processo certo, mapear a rotina atual, eliminar etapas desnecessárias, desenhar o workflow ideal, criar formulários objetivos, definir aprovações, configurar prazos, testar em homologação, treinar usuários e medir resultados.

Quando bem implantado, o Fluig reduz retrabalho, melhora a rastreabilidade, fortalece a governança, integra áreas e transforma processos manuais em fluxos digitais mais eficientes.

A empresa não precisa automatizar tudo de uma vez. O melhor caminho é começar com processos de ganho rápido, gerar confiança, medir resultados e evoluir para fluxos mais críticos e integrados ao ERP.

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